Un état d'esprit : la gestion non-professionnelle par des bénévoles relève d’abord d’un état d’esprit. Les copropriétaires doivent vouloir s’investir dans la gestion de leurs propres affaires et avoir le sens de l’intérêt collectif.

Taille de l'ensemble immobilier : cette forme de gestion n’est pas liée à la taille de l’ensemble immobilier. Certains syndicats de forme coopérative regroupent plusieurs milliers de logements, mais beaucoup de petits syndicats, qui sont gérés par des syndics bénévoles, ont moins de dix lots principaux.  

Synergie des compétences et intervenants extérieurs : la complexité peut se maîtriser, d’une part en faisant jouer la synergie des compétences qui peuvent se rencontrer au sein d’une copropriété (comptabilité, conduite de travaux, juridique, etc.) et par l’appel à des compétences extérieures lorsque celles-ci font défaut. Par exemple les Unions de syndicats peuvent assurer tout ou partie de la gestion administrative. Les associations comme l’ANCC apportent également une aide sur le plan juridique et de la gestion.  

Certains pensent que la complexité des règles qui régissent le domaine de la copropriété rend inaccessible à des non-professionnels la gestion d’un syndicat de copropriétaires. Ils restent donc dans une attitude passive et critique, voire agressive lors de l’assemblée générale annuelle, face à la gestion de leur syndic qui ne leur convient pas.  
 

Si l’on souhaite être syndic bénévole, il faut se faire élire lors d’une assemblée générale annuelle en lieu et place d’un syndic professionnel.  

La marche à suivre est la suivante :

1ère étape : Faire porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question suivante « Renouvellement du mandat du syndic ou élection d’un syndic bénévole » Cette demande sera transmise au syndic professionnel en exercice par lettre recommandée avec accusé de réception au moins deux mois avant la date prévisionnelle de la tenue de l’assemblée générale, ceci afin d’éviter que le syndic n’invoque la réception tardive de cette demande et ne la reporte à une assemblée générale ultérieure.
 

2ème étape : Choisir si possible un lieu de réunion pour l’assemblée qui ne soit pas dans les locaux du syndic professionnel En effet si le syndic professionnel n’est pas réélu son mandat prend fin dès que le vote est acquis. Il peut alors demander aux copropriétaires réunis de quitter ses bureaux. L’assemblée ne peut pas se poursuivre valablement dans un autre lieu sans encourir la nullité des décisions qui pourraient être prises.
 

3ème étape : Organiser à l’avance le déroulement de l’assemblée générale Le syndic est désigné automatiquement par la loi « secrétaire de séance » sauf si l’assemblée en décide autrement. Comme le syndic en place doit quitter immédiatement la séance s’il n’est pas réélu, il est préférable qu’une seule et même personne assure le secrétariat pendant toute la durée de la tenue de l’assemblée. Il faudra donc élire un copropriétaire à ce poste en début de séance.  

4ème étape : Feuille de présence, pouvoirs et procès-verbal La feuille de présence émargée doit être annexée au procès-verbal de l’assemblée avec les pouvoirs des copropriétaires représentés. Ce document doit être vérifié et signé par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire. Il convient donc que ce document reste en possession du président dès que la vérification a été faite et ce avant l’examen des points à l’ordre du jour. En aucun cas l’ancien syndic ne doit quitter la salle avec ce document. Le procès-verbal doit être rédigé et signé à l’issue de la séance par tous les membres du bureau.  

5ème étape : Élection du syndic bénévole La décision en assemblée générale doit recueillir la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires lors d’un premier scrutin (soit au moins 501/1000e). A défaut, l’assemblée générale peut émettre immédiatement un deuxième vote, si le premier a obtenu au moins un tiers des voix (soit au moins 333/1000e). Lors de ce deuxième scrutin la décision est adoptée si elle obtient la majorité des suffrages exprimés des copropriétaires présents ou représentés. Attention, comme il y a mise en concurrence sur le choix du syndic, le premier vote doit être fait sur les deux propositions (syndic professionnel et syndic bénévole) avant de passer éventuellement au deuxième vote.  

6ème étape : Ouverture d’un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires Ceci est une obligation légale. Pour gagner du temps, le banquier pressenti doit être contacté avant l’assemblée. Les pièces nécessaires pour l’ouverture d’un compte sont : le règlement de copropriété et le procès-verbal de l’assemblée générale qui porte le nom de la personne désignée comme syndic.

À l’issue de ce processus le syndic bénévole prendra en main la gestion du syndicat des copropriétaires.  
 

La gestion non-professionnelle assurée par des bénévoles apporte en général :

une réduction des coûts importante (pas d’honoraires de syndic, négociation en direct avec les fournisseurs, etc.), une réactivité face aux incidents et aux petits dégâts, qui est appréciée par tous les résidents, une nouvelle convivialité, qui s’instaure entre les copropriétaires et les locataires. L'immeuble est mieux tenu, car chacun se sent concerné.