A l’heure des nouvelles technologies, la Chancellerie et le secrétariat chargé du logement ont mis en place un groupe de travail afin de réfléchir sur les modalités éventuelles permettant aux copropriétés, quelle que soit leur taille, et leur mode de gestion (professionnelle ou non professionnelle), de dématérialiser l’envoi des convocations et des procès-verbaux d’assemblées générales. Eric Besson, ministre de l’économie numérique a également été consulté sur ce thème lors d’une question à l’Assemblée Nationale. Dans sa réponse, il précise que les résultats des travaux du groupe de travail permettront une éventuelle avancée vers la dématérialisation (ques.n°97763, JOAN 19/04/2011).

L’objectif est de permettre aux syndics de procéder à l’envoi des convocations et des PV par voie électronique. En effet, cette faculté permettra la réduction des coûts résultant de l’envoi par lettre recommandée avec avis de réception, étant entendu que les frais découlant de la dématérialisation seront, comme pour l’envoi par la Poste, des charges communes générales, imputables à l’ensemble des copropriétaires.

La difficulté repose donc sur la sécurisation des données et leur mode de transmission.

Le 8 juin 2011, le groupe de travail, regroupant plusieurs acteurs de la copropriété (syndics, associations représentatives de copropriétaires dont l’ANCC) mais également des acteurs des télécommunications, a validé un projet transmis au ministère. Nous restons donc dans l’attente d’un décret qui validera ces travaux.

En l’état, il ressort du projet que les syndics, dès lors qu’ils auraient recueilli l’assentiment des copropriétaires pour la mise en œuvre de la dématérialisation, pourraient procéder à l’envoi des notifications par Internet.

Pour ce faire, le syndic devra obtenir l’accord des copropriétaires en assemblée générale (les copropriétaires s’y opposant ne pouvant y être contraint, et une opposition minoritaire ne pouvant pas bloquer ce mode de transmission pour les copropriétaires intéressés). Le groupe de travail a validé un modèle de demande d’utilisation de l’envoi dématérialisé des convocations et procès-verbaux, comprenant un certains nombres de mentions obligatoires afin de permettre que la volonté du copropriétaire soit non équivoque. A tout moment, un copropriétaire qui a donné son accord pourra le retirer.

Le syndic, directement ou par l’intermédiaire d’un opérateur, créera un « espace sécurisé de conservation » (ESC) pour chaque copropriétaire volontaire.

Sur le plan technique, la procédure de notification pourra se dérouler (en fonction de chaque opérateur intermédiaire) comme suit:

• Le syndic rédige la convocation et/ou le procès-verbal ;

• Le document (et ses annexes) sont scellés, c’est-à-dire, qu’ils disposent d’une signature certifiée par un organisme agréé permettant par la suite de garantir au destinataire que l’expéditeur est bien le syndic et que le document est complet et non altéré ;

• Le syndic met à disposition ledit document sur une plate-forme ESC afin qu’il soit redistribué à une liste de contacts (liste constituée par le syndic reprenant les noms de copropriétaires ayant accepté la notification dématérialisée) ;

• Un courriel est envoyé à chacun des copropriétaires concernés afin qu’ils aient connaissance de la mise à disposition ;

• Le copropriétaire, lors de sa première connexion sera invité à créer et valider son ESC. Il pourra dès lors consulter les documents mis à sa disposition pendant un délai de 3 mois.

• Afin d’assurer un suivi, le copropriétaire sera également invité à créer une signature électronique ce qui permettra, par retour, au syndic de recevoir un « accusé de réception » et de s’assurer que les documents ont bien été remis aux destinataires.  

La dématérialisation n’est pour l’instant qu’en discussion mais pourrait dans quelques temps être une possibilité offerte à chaque copropriété. Il restera du ressort du syndic de faire jouer la concurrence entre les différents opérateurs sur le marché afin de réduire au maximum les coûts liés à la dématérialisation.