1 - Le principe de la comptabilité en partie double

Dans ce système tout mouvement dans la comptabilité s’enregistre par une écriture qui porte au débit d’un compte ce qu’elle porte au crédit d’un autre. Par exemple le règlement qu’adresse un copropriétaire au syndic est enregistré au débit de la banque et au crédit du copropriétaire.  
 
La tenue du journal et du « grand livre » des écritures - Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. - Le grand livre regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.  
 
Les balances générales des comptes Normalement il n’existe qu’une balance des comptes tenue par nature de dépenses, mais la quote-part des charges d’un copropriétaire se calculant à partir des clés de répartition contenues dans le règlement de copropriété, il est également prévu de tenir une seconde balance selon cette norme afin de faciliter le contrôle de la répartition des charges.  
 
La TVA Les copropriétaires n’étant pas, sauf exception, assujettis à la TVA, les opérations seront enregistrées TTC. Si des copropriétaires sont assujettis à la TVA (exemple : sociétés commerciales), il faudra faire apparaître la TVA afin qu'ils puissent l'intégrer dans leurs propres comptes.  
 
L’enregistrement comptable doit indiquer clairement la pièce justificative sur laquelle il s’appuie afin de faciliter tout contrôle.  
 
Les écritures sont tenues sans ratures et sans blanc et la chronologie doit être figée à l’arrêté des comptes.  
 
L’interdiction de compenser une dette par une créance Lorsqu’elles ne sont pas liées par un même contrat, ou acceptées par le tiers, on ne peut pas procéder à une compensation d’une dette par une créance. Ce qui veut dire que le copropriétaire peut décider de l’affectation d’un paiement à telle ou telle partie de sa dette.  
 
Le respect d’une nomenclature des comptes L’arrêté donne une liste des comptes classés, numérotés et fixe les règles de fonctionnement de ses comptes. Cette classification se rapproche beaucoup de celle du plan comptable des entreprises, mais n’y est pas associée. Il n’est pas possible, par exemple, de créer des comptes supplémentaires, mais éventuellement de subdiviser un compte si cela s’avère nécessaire. (la liste des comptes dans l'arrêté du 14 mars 2005)

2 - Quelles sont les notions introduites par les textes ?

Le décret précise d’abord que lors de l’assemblée générale annuelle, le syndicat

 
a- vote les dépenses futures du syndicat, qui comprennent : - le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration d’une part ; - les dépenses pour travaux et opérations exceptionnelles d’autre part. b- approuve les comptes de l’exercice clos qui comprennent les charges et les produits pour : - les opérations courantes ; - les travaux et opérations exceptionnelles.  
 

En quoi consiste la notion de « charges » et de « produits » ?

Les charges sont des sommes versées en contrepartie de fournitures, services ou travaux ou opérations exceptionnelles dont a bénéficié le syndicat.  

Les produits comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire ou de produits divers dont l’affectation a été décidée par l’A.G. , les subventions, indemnités, emprunts etc. Les produits, dont la quasi-totalité est constituée par les provisions (paiements prévisionnels forfaitaires calculés à partir du budget) versées par les copropriétaires, constituent les ressources nécessaires pour couvrir les charges. Il n’y aurait donc, comptablement, aucun inconvénient à fusionner l’ensemble des produits d’un côté et l’ensemble des charges d’un autre. Pourtant le décret prescrit de distinguer les produits et les charges affectés aux opérations courantes, et les produits et les charges concernant les travaux et les opérations exceptionnelles. On touche ici à un point particulier de tout le système mis en place. Les provisions du budget prévisionnel des dépenses courantes, deviennent dès qu’un appel est lancé, des créances liquides et exigibles. Une procédure de recouvrement rapide des impayés a été mise en place . Celle-ci permet de saisir, après simple mise en demeure du copropriétaire défaillant, le président du tribunal de grande instance, qui statuera comme en matière de référé et pourra condamner le copropriétaire défaillant au versement de toutes les provisions inscrites au budget prévisionnel, même si celles-ci n’ont pas encore été appelées. Cette procédure étant propre aux appels de provisions du budget prévisionnel et à ceux-là seulement, on voit l’importance de distinguer les produits qui relèvent de ce budget prévisionnel et ceux qui relèvent des appels de provisions pour travaux et opérations exceptionnelles.  

Dans le même ordre d’idée, même s’il s’agit d’une faculté et non d’une obligation, il sera opportun de faire voter, par l’assemblée générale, la création par copropriétaire des sous-comptes 450-1 « copropriétaire budget prévisionnel » et 450-2 « copropriétaire travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles » afin de faciliter l’examen des données par le juge lors d’une procédure de recouvrement.  
 

La comptabilité d’engagement

Ceci consiste à inscrire les charges et les produits du syndicat « dès leur engagement juridique par le syndic ». Ce qui signifie, non pas qu’il faille par exemple, enregistrer dès la signature d’un contrat de ravalement, celui-ci pour son montant total, mais seulement enregistrer la dette vis-à-vis du fournisseur à la réception de la facture.
L'annualité ou spécificité des exercices. Ce principe consiste à rattacher à l’exercice tout produit à recevoir ou toute charge à régler au titre de celui-ci, dans le souci de refléter le plus exactement possible la situation du syndicat en cours et en fin d’exercice.  
 

La comptabilisation des travaux sur plusieurs exercices

L’arrêté annuel des comptes de l’exercice concerne également les travaux et opérations exceptionnelles. Lorsque les travaux sont votés, exécutés et payés au cours d’un même exercice, il n’y a aucune difficulté à enregistrer les charges et produits relatifs à ces derniers. Il en va tout autrement lorsque les travaux et opérations exceptionnelles « s’effectuent sur plusieurs exercices ». Dans ce cas puisque « les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations » , les factures intermédiaires correspondant à la part de travaux exécutés seront comptabilisées « au titre de l’exercice au cours duquel (ils) sont réalisés ». Pour faire face aux charges engendrées par les travaux, le syndic appelle généralement à l’avance les provisions. Elles ne seront enregistrées en produits au cours de l’exercice qu’au « au fur et à mesure de la réalisation des travaux ». Le solde (montant des provisions appelées – charges travaux réalisés) sera reporté au compte 12 « solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles » qui figurera sur l’État financier (annexe 1).  
 

Les dépréciations sur créances douteuses

Le décret distingue : - les dépréciations sur créances douteuses à l’encontre des personnes autres que les copropriétaires. Dans ce cas elles sont considérées comme une charge après un vote de l’assemblée générale. - les dépréciations sur créances douteuses à l’encontre de copropriétaires. Dans ce cas elles sont constatées au moment où l’assemblée générale décide de procéder à la saisie immobilière du ou des lots du copropriétaire défaillant. Il est donc dorénavant interdit de « traîner » dans les comptes du syndicat des créances irrécouvrables. Il faut les imputer en charges aux copropriétaires jusqu’à ce que le résultat d’une action judiciaire vienne compenser, tout ou partie, de cette charge.  

La répartition des charges et des produits à l’arrêté des comptes de l’exercice Il faut examiner d’une part le cas du budget prévisionnel et d’autre part les dépenses pour travaux et opérations exceptionnelles.  
 

L’exécution du budget prévisionnel

On sait, de jurisprudence constante, que l’approbation des comptes lors de l’assemblée générale est nécessaire pour réclamer en justice le solde des charges impayées à un copropriétaire. Les textes de base sur la copropriété nous indiquent donc logiquement que « le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes ». Le décret comptable précise, pour sa part , que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégorie de charges ». En clair cela signifie que le solde du copropriétaire dégagé par l’exécution du budget des charges courantes est indiqué, mais ne peut lui être imputé avant l’approbation des comptes par l’assemblée.  
 

Les charges et produits pour travaux et opérations exceptionnelles

 
 
Le décret comptable précise, dans ce cas, que « pour les charges et produits pour travaux [...] et opérations exceptionnelles la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées ». Autrement dit en fin d’exercice si une opération de travaux, ou une opération exceptionnelle, n’est pas terminée un solde provisoire reste en attente.  
 

Les documents de synthèse présentés aux copropriétaires

Le décret prévoit cinq états de synthèse « établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire » .  
 
Ce sont :  

• L’état financier après répartition à la clôture de l’exercice  

Cet état est subdivisé en deux parties : la situation de trésorerie et l’état des dettes et des créances. Il constitue le bilan annuel de la copropriété. Il permet de connaître de manière simple la situation financière du syndicat.  
 
- Le compte de gestion général de l’exercice clos réalisé et du budget prévisionnel de l’exercice futur, véritable compte de résultat  

Cet état retrace les opérations courantes du budget prévisionnel, mais aussi les charges pour travaux et opérations exceptionnelles. Il présente les charges par nature de dépenses (exemple : électricité, eau etc.) sans faire de lien avec sa quote-part dans les différentes catégories de charges.  
 
- Le compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos et budget prévisionnel de l’exercice  

Il présente les charges par catégorie analytique et par clé de répartition à appliquer. Il met en regard, sur plusieurs exercices comme le document précédent, les charges budgétées et le réel constaté. Il permet aux copropriétaires de se faire une idée claire de l’évolution des charges courantes. Le compte de gestion pour travaux [...] et opérations exceptionnelles hors budget exceptionnel de l’exercice clos Cet état retrace l’état des charges et des produits pour des travaux ou opérations exceptionnelles qui se sont terminés au cours de l’exercice. Cette annexe ne sera produite que si des travaux ont été exécutés au cours de l’année, ce qui n’est pas toujours le cas. L’état des travaux [...] et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice Cet état sera établi lorsque des travaux ou des opérations exceptionnelles se déroulent sur plusieurs exercices comptables.